Ochrana osobních údajů

awin IT – Ochrana osobních údajů

Pro lepší informovanost, jsme pro Vás připravili jednoduchý popis zásady ochrany osobních údajů v naší společnosti „awin IT, s. r. o.“.

Jaké osobní údaje zpracováváme?

Zpracováváme následující údaje: jméno, příjmení, emailová adresa, telefonní číslo, mobilní číslo.
Po objednání zboží či služeb se také zpracovávají dva další údaje zadané objednatelem:

1)      fakturační adresa

2)      adresa pro doručení zboží

V absolutní většině případů se však nejedná o osobní údaje – tedy adresy fyzických osob, ale jedná se o adresy právnických osob (firemní adresy).

Seznam důvodů (účelů), proč osobní údaje zpracováváme:

  • obchodní spolupráce
  • poskytování licencí k zakoupenému software a hardware
  • záruční a pozáruční servis
  • naplňování závazků z uzavřených smluv
  • účetní doklady
  • marketingové aktivity

Jak dlouho osobní údaje zpracováváme?

Vaše osobní údaje zpracováváme pouze po dobu, která je nezbytně nutná pro naplnění účelu jejich zpracování, případně po minimální dobu, kterou nařizuje zákon.

Jakým způsobem osobní údaje zpracováváme?

Zpracování údajů probíhá dvěma způsoby:

1)      v tištěné podobě zakládáním do dedikovaných šanonů (většinou kupní smlouvy, předávací protokoly, účetní doklady aj.).

2)      Většinu údajů však zpracováváme v elektronické podobě v interních IT systémech k tomu určených.

3)      Všechna naše data jsou dle doporučení zákona GDPR pravidelně zálohovaná, a proto se osobní údaje vyskytují i v těchto zálohách ke kterým je však velice omezený přístup a jsou šifrovány bezpečnostním algoritmem AES-256.

Přístup k údajům

K osobním údajům mají přístup:

1)      pracovníci zodpovědní za konkrétní aktivity, za jejichž účelem se údaje zpracovávají

2)      výrobci jejichž produkty si zákazník (odběratel) přes naši společnost jako přeprodejce objednal

 

Odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Odvolání můžete provést na adrese osobniudaje@awinit.cz.

 Informace o zpracování osobních údajů a námitky ke zpracování osobních údajů

O informace můžete žádat na emailové adrese osobniudaje@awinit.cz. Námitky ke zpracování osobních údajů zasílejte na emailovou adresu incidenty@awinit.cz.

Hlášení bezpečností incidentů

Hlášení bezpečnostních incidentů, které se týkají naší firmy awin IT, s. r. o. provádějte na emailovou adresu incidenty@awinit.cz.

 

Pro jednoduchost a přehlednost zde uvádíme i přehled dle našeho názoru (a pravděpodobně i dle názoru Úřadu pro ochranu osobních údajů) Vašich nejdůležitějších práv a zásad ochrany osobních údajů. Informace jsme získali na webových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů na adrese: https://www.uoou.cz/zasady-ochrany-osobnich-udaju/ds-2615/p1=2615 a jelikož s tímto názorem absolutně souhlasíme, používáme jej i na našich stránkách.

  1. Každý, kdo požaduje vaše osobní údaje, musí mít k jejich využití váš souhlas nebo ho ke shromažďování osobních údajů musí opravňovat zákon – a máte právo vědět který zákon;
  2. pozorně si přečtěte dokument, který podepisujete. Jen na základě podmínek uvedených v dokumentu, vámi podepsaných a odsouhlasených, mohou být vaše osobních údaje dále využívány;
  3. souhlas s poskytnutím osobních údajů musí být vědomý, svobodný a informovaný; jako takový může být poskytnut pouze v případě, že obdržíte veškeré potřebné informace o zpracování Vašich osobních údajů, proto nepodléhejte žádnému nátlaku a ptejte se na vše, co Vám v podepisovaném dokumentu není jasné, především pak komu, proč a na jak dlouho své osobní údaje poskytujete. Své osobní údaje sdělujte, pokud cítíte, že máte zajištěno soukromí, nikoliv v situaci, kde je může slyšet i někdo nepovolaný;
  4. máte právo vědět, jaké osobní údaje o vás shromažďujeme. Pokud zjistíte, že jsou uchovávané údaje nepravdivé nebo neúplné, máte zejména právo požadovat jejich blokování, opravu, doplnění či výmaz;
  5. vaše osobní údaje smí být uchovávány pouze po dobu, která je nezbytně nutná pro naplnění účelu jejich zpracování;
  6. je zakázáno pořizovat jakýmikoliv prostředky kopie vašich osobních dokladů (občanský průkaz, cestovní doklad) bez vašeho souhlasu, vyjma zákonem stanovených případů (zákon o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu);
  7. pro evidenci vstupu do budov nesmí být vyžadováno vaše rodné číslo, plně dostačující je vaše jméno a příjmení, případně číslo občanského průkazu (v případě pracovního jednání služebního průkazu);
  8. pokud jste své osobní údaje ukládal na nějaké záznamové zařízení (např. počítačový pevný disk), před případným prodejem ho pomocí zvláštních programových prostředků důkladně smažte. Běžné přeinstalování či jednoduché smazání není dostatečnou zárukou zničení uložených údajů;
  9. buďte opatrní při zasílání Vašich osobních údajů pomocí elektronických prostředků. Mějte vždy na paměti, že komunikační kanály mohou být „odposlouchávány“ neoprávněnou osobou. Pokud již musíte takovou formu přenosu použít, využívejte v co největší míře standardní prostředky šifrování nebo certifikace (ssl protokoly, podpisové certifikáty nebo jednorázová zabezpečovací hesla);
  10. vždy musíte být upozorněni, ve většině případů alespoň nástěnným piktogramem, že se pohybujete v prostoru sledovaném kamerovými systémy. Kamerové sledování je nepřípustné v prostorách určených pro ryze intimní úkony (např. toalety, koupelny, prostory vyhrazené k převlékání apod.).